3 Secretos para organizar tu agenda y lograr más productividad
Planear nuestras actividades con anticipación, es la base para funcionar mejor durante el día y ser más productivos con nuestro tiempo, enfocados siempre en las prioridades y en nuestras metas más importantes.
Decidir lo que vamos a anotar en nuestra agenda de las tareas y actividades que deseamos lograr durante el día, es un arte que hay que desarrollar, porque si anotas demasiadas te sentirás frustrado por haber logrado poco, y si anotas pocas, te quedarás con la sensación de que no hiciste todo lo que podías haber hecho. Estos 3 secretos que comparto contigo son básicos para lograr ese equilibrio dentro de nuestra planeación:
1. No llenes tu día de actividades
Es importante dejar espacios para poder atender las cosas que vayan surgiendo durante el día y también para las pequeñas tareas rutinarias que es necesario llevar a cabo todos los días para que nuestra vida siga funcionando lo mejor posible. Planea una distribución lógica, procura pensar qué tiempo requerirá cada actividad, y así será más fácil decidir cuántas anotas en tu agenda. Esta es una de las razones por las cuales recomendamos organizar tu día con anticipación, para que te puedas tomar el tiempo de planearlo en tu agenda sin presiones.
2. Cúbrete con más tiempo
Si tu estimación para alguna tarea es de 15 minutos, anota 30, para que con ello te estés dando no solamente el tiempo necesario, sino que te vayan quedando minutos que no utilices en esa tarea en particular, para atender alguna otra del día.
3. Utiliza el momento del día que mejor funcione para ti
No postergues ¡Hazlo ahora!
Cuántas veces en nuestra vida hemos perdido oportunidades por haber olvidado hacer algo o por haber pospuesto alguna decisión. ¡Comienza ya! Si postergas lo que debes hacer, también estarás postergando el éxito.
Cuántas veces nos hemos dicho: “acabando de hacer esto voy a llamar a mi amiga, que ha estado un poco deprimida, para alegrarle un momento de su día” Y como al terminar lo hemos olvidado, nos hemos perdido una hermosa oportunidad de hacer sentir mejor a esa persona.
En ocasiones nos han sucedido cosas como “voy a llamar al electricista para que arregle ese contacto”, lo hemos olvidado y la vida se encarga de recordárnoslo en formas a veces dramáticas, como cuando ya el desperfecto causó algún problema serio.
Quizás con tu trabajo se te ocurrió una idea genial pero como no te organizaste para desarrollarla, la oportunidad pasó y no pudiste lograr ese pequeño o gran éxito que hubiera significado para ti.
Recuerda que la vida está compuesta por éxitos y fracasos. Si tú logras inclinar la balanza más hacia los éxitos el resultado será el llevar una vida más gratificante.
Cuando te venga una idea de cualquier cosa a la mente, reacciona inmediatamente y si no te es posible realizarla al momento, anótala!
Las listas son sensacionales! No permiten que olvidemos nada
Si quieres hacer una llamada y no puedes hacerlo ahora, anótalo en tu lista que deberás tener cerca de tu agenda donde llevas todos tus asuntos del día y los pendientes.
Si se te ocurre una brillante idea que desarrollar para tu trabajo, hazlo ahora! Haz algo que sea como el símbolo de echarlo a andar!
Anotar en un papel tu idea a groso modo, los pasos a seguir y llevar a cabo en cuanto te sea posible una sencilla acción que le indique a tu cerebro que has comenzado, ya sea buscar algún contacto en el directorio telefónico, hacer alguna llamada, encontrar un artículo que tenías guardado que te viene como anillo al dedo, algo! Lo que sea, pero hazlo ahora.
No hay nada peor para el desarrollo personal que el dejar las cosas para después, un después que nunca llegará si no hacemos algo al respecto. Es como atrapar las ideas de tu mente, que de otra manera son sólo eso, ideas que están volando y que no significan nada, hasta que empezamos a aterrizarlas y a pasarlas a la realidad.
Haz una lista de las cosas pendientes que tienes y que quieres realizar, porque una es la obligada, la otra es por gusto. Revisa todos los días tu lista, tacha las realizadas y anota las nuevas.
Yo llevo conmigo una pequeña grabadora que saco rápidamente de mi bolso cuando las ideas se me arremolinan en la mente. No hay nada mejor que grabarlo, sobre todo cuando vas manejando, como comprenderás! Al llegar a casa, saco mi grabadora y anoto esas ideas y pendientes en mi agenda o en mi lista.
Poco a poco irás cumpliendo con tu lista y nunca olvidarás hacer esa llamada, comprar ese detalle, llevar a cabo esa idea. Funciona, te lo garantizo. Es algo que yo he hecho por muchos años ya y no fallo. Quedo bien con los demás, ya de esta manera logro ser más detallista en mis relaciones, quedo bien con mi trabajo porque siempre estoy desarrollando nuevas ideas y llevándolas a cabo.
Si acaso eres de las personas que te cuesta trabajo llevar a cabo las cosas desde comenzarlas hasta terminarlas y deseas aprender, puedes tomar nuestros cursos para aprender a organizarte. Nuestro objetivo es ayudarte a que logres tus metas, a que pongas prioridades, a que acabes con el dejarlo para después. Son hábitos que se pueden lograr, sólo tienes que estar decidido a aprender este nuevo comportamiento y a insistir hasta haberlo logrado.¡Organízate y serás feliz!
4 rasgos característicos de las personas productivas y exitosas.
Alguna vez has conocido a alguien super-productivo que fuera una máquina imparable de lograr metas y que te hayas preguntado cuál era su secreto para lograrlo? Puede ser alguien que perdió muchos kilos de peso y que después se mantuvo dentro de su peso ideal, o una persona que se entrenó para correr el maratón o que logró alguna meta importante con disciplina y tenacidad. Alguien que inició un negocio, o hizo un cambio importante en la carrera de sus sueños y consiguió el éxito. ¿No te parece odioso cómo hacen que parezca tan sencillo lograrlo?
¿Que tal si en lugar de envidiar a estas personas tomaras tu lugar al lado de ellos como una máquina incansable de lograr metas? Te voy a decir lo que necesitas hacer para convertirte en una persona que logra todo lo que se propone siempre.
Las cuatro cualidades de una persona productiva y exitosa
Mientras que hay muchas cosas que hacen de las personas exitosas diferentes del resto de la población, existen cuatro ingredientes fundamentales que son siempre una parte importante de su carácter, y son estos:
1. No se aceptan excusas
Muchos de nosotros somos capaces de lograr mucho más de lo que nos permitimos. ¿Por qué es esto? Porque SIEMPRE hay alguna excusa para posponer algo para mañana o para renunciar a ello cuando nos abruma un fracaso temporal. En otras palabras, cuando la tentación llega para evitar el ejercicio, la excusa es que estás cansado, o que estás muy ocupado, o que tu cuerpo necesita descanso más que hacer ejercicio.
Cuando es el momento de sentarte y preparar el plan de tu proyecto de negocio, existen docenas de razones para no hacerlo el día de hoy, sino para comenzarlo lo primero el día de mañana. Siempre existirán excusas, no hay límite para encontrar alguna adecuada para el momento, pero para convertirse en una persona productiva que logra todo lo que se propone, no tienes que darte excusa alguna para hacer lo que debes de hacer, ni aceptarlas de otras personas, quienes te dicen que está bien que abandones tus compromisos. Cada vez que te sientas tentado a darte alguna excusa para evitar la acción la única receta posible es la acción, hazlo a pesar de no sentirte con el ánimo.
3. Tienen una voz interna fuerte
Esta es probablemente la diferencia más pronunciada entre los que son muy productivos logrando sus metas y una persona común. Las personas que consiguen sus propósitos tienen una voz interna que los motiva más y es más poderosa que cualquier otra voz externa.
Solamente piensa acerca de la condición de la mayoría de las personas cuando se refiere a su salud, sus relaciones, su felicidad, a su carrera y su vida financiera, y comprenderás porque existe una razón de porque los productivos y exitosos son únicamente una minoría de la población.
Esa razón es que ellos no piensan de la manera que todos los demás lo hacen. No se apanican con las malas noticias de los medios, escuchan y leen lo suficiente como para saber lo que está sucediendo en el mundo, pero no los pescan ni ocupándose de chismes ni con negatividad. No escuchan las opiniones que otros tienen acerca de ellos y confían plenamente en su propia voz interna.
Piensa en cuantas opiniones conflictivas están a tu alcance cada día, es la mejor manera de confundirse si permites que todas te influencien. Trabaja en lograr una voz interna más fuerte y aprende a cultivar el arte de la ignorancia selectiva.
2. Fracasar es solo una experiencia de aprendizaje
Las personas exitosas no tienen miedo al fracaso, pero no es porque sean más valientes que el resto de nosotros, sino porque ellos ven los errores como oportunidades de aprender y de comenzar de nuevo más inteligentemente. El actor americano Sylvester Stallone dijo que el éxito viene de la habilidad de manejar efectivamente el fracaso. Edison dijo que casa fracaso en el proceso era otro paso más hacia el éxito.
Que diferente es esto de la creencia que se comparte comúnmente de que el fracaso es ya sea un paso en retroceso, o peor, la muerte para los planes. La clave para aprender a manejar efectivamente el fracaso es mantenerte concentrado en tu meta y permitir la flexibilidad en tu plan. Los planes muy rígidos para que puedan ser medidos por su efectividad y ajustados de acuerdo a lo que realmente funciona, van certeramente hacia el fracaso, y también lo es la actitud de que el éxito solamente sucede cuando hay ausencia total de errores. Asimila que los errores te van indicando el camino correcto y te van dando los conocimientos que vas necesitando para ir ajustando el proceso hasta lograr tu cometido.
4. Cuentan con planes de acción escritos
Se ha dicho en numerosas ocasiones que escribir es el mejor ejercicio para desarrollar la mente. Escribir tu meta te da poder para desarrollar una voz interna que apoye tus metas, una actitud de no excusas y otra actitud positiva hacia los errores o fracasos. Los planes escritos también te ayudan convirtiendo tus metas en más reales y con posibilidad de medirlas efectivamente, para reestructurar los planes con la idea de completar la meta.
Disfruta de tu trabajo
Con todo el tiempo que pasas en tu trabajo no puedes permitirte tener una actitud negativa cada día con los que te rodean. Trabaja en ti mismo para que aprendas a disfrutar y aprovechar mejor esas horas, tomándolo más como un reto a vencer, para que mejores tu vida…
A lo largo de nuestra vida, pasamos muchas horas en el trabajo o la oficina y lamentablemente muchas veces sintiéndonos mal ya sea porque no nos gusta el trabajo, o los compañeros, o el jefe. Son muchas horas de cada día viviendo y conviviendo en este lugar, como para pasarlo mal y estar todo el día deseando el momento de salir y “liberarnos”.
La manera en que nos sentimos en el trabajo, está muy ligada con como nos sentimos con nosotros mismos y con nuestra autoestima. Es necesario aprender a convivir contigo mismo, aceptarte, comprenderte y amarte, para que puedas hacer lo mismo con la gente que te rodea. No importa si entre los compañeros del trabajo existe alguno que te parece desagradable, cuando aprendes a aceptarte tal como eres, aceptas a los demás tal como son, pero siempre la labor comienza contigo mismo, no con los demás.
Obsérvate a ti mismo cuando te sientes mal al lado de algún compañero de trabajo, y trata de averiguar qué es lo que te hace sentir así, porque muchas veces proyectamos lo que rechazamos de nosotros mismos, rechazando a alguna persona que presenta alguna característica relacionada con esta incomodidad nuestra. Mientras estés con esta persona, repasa mentalmente tus reacciones y analiza si realmente esta persona es tan desagradable como piensas o es que no le has dado la oportunidad de comunicarse contigo y por lo tanto no la conoces tanto como para emitir un juicio negativo sin base alguna.
El otro punto que puede ayudarte a sentirte bien en tu trabajo, es la preparación, siempre he dicho que debemos estar continuamente estudiando y aprendiendo sobre los temas que nos interesan tanto personales para mejorar nuestra vida, y también para ser mejores en nuestro trabajo, preparándonos tanto para lo que estamos haciendo en el presente, como para lo que deseamos lograr en el futuro en esa empresa o alguna otra, pero siempre dentro de los temas que te gustan y te interesan, porque es cuando damos lo mejor de nosotros mismos.
Si en este momento de tu vida no estás trabajando en algo que te gusta y que disfrutas, estudia sobre lo que te gusta y haz tus planes para que en el futuro puedas estar donde deseas.
Mientras tanto, prepárate y procura ser el mejor en el trabajo que es tu responsabilidad hoy.
Procura siempre actuar y reaccionar profesionalmente en cualquier situación dentro del trabajo, aunque también es bueno hacerlo fuera de él. Una persona profesional es responsable, abierta, comprensible, da y admite ideas, se comunica bien con los demás, y su reacción ante malas situaciones del trabajo o con los compañeros, son maduras y conscientes, sabiendo que una mala respuesta provocará solo empeorar la situación. No importa si es con tu jefe, con algún superior, o compañero, procura que tu comportamiento siempre esté a la altura de las circunstancias, manteniéndote consciente en todo momento de la situación, de tus reacciones y de lo que dices, para que tengas el control y puedas ayudar a resolver el asunto en lugar de empeorarlo.
Otro punto importante es aprender a ser más productivo, para que hagas tu trabajo bien y en menos tiempo y entonces tengas la posibilidad de apoyar a otros, porque con la actitud de “eso a mi no me corresponde” no llegarás muy lejos. Es mejor hacerse notar por todos los de la empresa, que eres una persona que siempre está dispuesta a ayudar y apoyar aunque sean problemas de otras áreas, no solo ganarás puntos mejorando tu imagen con la empresa, sino que mejorarás tus perspectivas de promociones o ascensos.
Aprende a disfrutar tu trabajo enfocándote todos los días en ser más productivo, en hacer las cosas mejor y en comunicarte bien con los demás, trabaja en tus conductas y en tu paciencia para que lo apliques a los demás, todo lo que hagas por ti mismo, mejorará tus relaciones con los demás. No pienses que la gente debe de cambiar para que tú te sientas a gusto en un lugar, el que debe de cambiar eres tú y con ello cambiará todo en tu día de trabajo. Haz la prueba por unos días y verás como si sonríes, te sonríen, si cooperas, provocas que cooperen, si comprendes, también ellos lo intentarán. Alguna vez, una persona muy cercana a mi, aprendió esto y comenzó a aplicarlo en su vida diaria, y un día me llamó muy satisfecha diciéndome que todos a su alrededor habían cambiado y ahora eran más amables con ella, y mi respuesta fue, no cambiaron ellos, cambiaste tú y con ello cambió la respuesta de los demás a tus comportamientos, inténtalo y verás que si funciona.
Cambiando tu actitud para contigo mismo, cambiarás tu actitud para con los demás, practica esto y pasarás tus días en el trabajo mucho más relajado y a gusto mejorando también con ello tu salud, porque te quitarás mucho estrés de encima.
Espero que te sirva. ¡
Organízate y serás feliz!
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